Obligation de logiciel de caisse certifié : 6 points essentiels pour comprendre la certification NF525
Depuis la Loi de Finances 2025, l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié est devenue obligatoire pour de nombreuses entreprises réalisant des transactions avec des clients particuliers. Cette réforme vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. Voici les 6 points clés à connaître sur la certification NF525, désormais incontournable pour être en conformité et s'affranchir d'éventuelles sanctions !
1. Qu’est-ce que la certification NF525 et pourquoi est-elle obligatoire ? 📖
La certification NF525 est délivrée par l’organisme accrédité Infocert. Elle atteste qu’un logiciel de caisse respecte les exigences de l’administration fiscale française, notamment en matière d’intégrité, de sécurité, de conservation et d’archivage des données de transaction.
Depuis le 14 février 2025, la certification NF525 est obligatoire pour tout éditeur de logiciel de caisse. L’auto-certification par les éditeurs n’est plus autorisée. Seule une certification officielle par un organisme reconnu est acceptée pour prouver la conformité du logiciel aux normes fiscales.
2. Quelles sont les exigences techniques de la norme NF525 ? 📋
La norme NF525 impose le respect des 4 grands principes définis par la doctrine fiscale (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 du 19/05/2021), souvent désignés sous l’acronyme ISCA :
- Inaltérabilité : les données de vente doivent être protégées contre toute modification ou suppression non tracée.
- Sécurisation : chaque enregistrement doit être sécurisé (condensat, signature électronique…).
- Conservation : les données doivent être stockées de manière à en garantir l’intégrité sur la durée réglementaire.
- Archivage : un archivage fiscal doit être produit de manière régulière et dans un format conforme.
Chaque logiciel certifié est audité chaque année pour renouveler la certification et garantir sa conformité continue.
3. Comment savoir si votre logiciel de caisse est certifié NF525 ? 🔎
Un logiciel de caisse certifié obligatoire doit être accompagné d’un certificat NF525, généralement au format A4. Ce document contient :
- Le nom et la version du logiciel
- Le nom de l’éditeur
- Le nom de l’organisme certificateur (ex. : Infocert)
- Le numéro de certificat
- La date de délivrance et de validité
- Le nom et l’adresse de l’établissement utilisateur
En cas de doute, vous pouvez vérifier si un logiciel est bien certifié directement sur le site officiel de la marque NF525 via une recherche par nom de produit ou d’éditeur.
4. Quelles entreprises sont concernées par cette obligation ? 🏪
La réglementation s’applique à toutes les entreprises (commerces, prestataires de services, etc.) effectuant des opérations avec des clients particuliers, lorsqu’il y a enregistrement des paiements via un logiciel ou un système de caisse. Cela concerne aussi bien les commerces physiques que les activités de vente à distance, si un outil d'encaissement est utilisé.
5. Quels sont les risques en cas de non-conformité à la certification NF525 ? ❌
L’utilisation d’un logiciel non certifié expose à des sanctions financières sévères :
- Amende de 7 500 € par logiciel non conforme, avec 30 jours pour régulariser. En cas de non-conformité persistante, une nouvelle amende de 7 500 € est infligée.
- Rejet de la comptabilité en cas de contrôle fiscal.
- Pénalité de 80 % sur les recettes issues de manœuvres frauduleuses.
- Pour les éditeurs ou intégrateurs : amende de 15 % du chiffre d’affaires en cas de logiciel frauduleux, avec mise en cause solidaire de l’utilisateur.
- Le dépôt d’un faux certificat est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende .
6. Quel logiciel choisir ? 🖥️
Depuis 2018, Crisalid est fier de proposer un logiciel d'encaissement conforme à la certification NF525. Cette conformité précoce témoigne de notre engagement constant à anticiper les évolutions réglementaires et à garantir à nos clients une solution fiable, sécurisée et en parfaite adéquation avec les exigences légales et fiscales.
Choisir Crisalid, c’est faire le choix d’un logiciel certifié éprouvé, et d’un partenaire de confiance pour la gestion de vos encaissements.
En résumé...
La certification NF525 est bien plus qu’une simple formalité : c’est une obligation légale pour tous les commerçants et professionnels utilisant un logiciel de caisse. Veillez à exiger un logiciel officiellement certifié et conservez précieusement votre certificat en cas de contrôle fiscal.