La facturation électronique
Aussi appelée e-invoicing, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les entreprises à partir de 2026. Nous vous proposons d'en apprendre plus sur cette nouvelle réglementation, pour tout comprendre sur ses objectifs et comment Crisalid l'a intégrée dans ses solutions d'encaissement.
La facturation électronique: définition et enjeux
Qu'est ce que la facturation électronique ?
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront obligatoirement recevoir leurs factures sous forme électronique et les Grandes Entreprises devront être en mesure d’émettre leurs Factures sous forme électronique. Les Micro-Entreprises, TPE et PME auront alors 1 an de plus pour émettre leurs Factures sous forme électronique. Cette mesure fait partie d'une réforme lancée par le gouvernement français pour moderniser la gestion fiscale et lutter contre la fraude.
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande société, cette nouvelle obligation aura un impact sur vos processus de facturation. Il est donc essentiel de comprendre les enjeux de cette réforme et de vous préparer dès maintenant. Dans cet article, nous vous expliquons les grandes lignes de la loi, ses implications pour les éditeurs de logiciels de caisse comme le nôtre, ainsi que les nombreux avantages que la facturation électronique peut offrir à votre entreprise.
Quels sont les objectifs de la facturation électronique ?
L'objectif est de simplifier la vie des entreprises, de garantir une meilleure traçabilité des échanges commerciaux et d'améliorer l'efficacité du système fiscal en facilitant les échanges entre les entreprises et les administrations . Concrètement, les entreprises devront envoyer leurs factures dans un format électronique, sécurisé et archivé de manière dématérialisée.
Quand sera-t-elle obligatoire ?
Depuis le 1er juillet 2024, les entreprises assujetties à la TVA doivent obligatoirement recourir à la facturation électronique pour leurs transactions B2B. Le déploiement de cette mesure se fera par étapes : dans un premier temps, les grandes entreprises devront se conformer à cette obligation d'émission des factures électroniques, suivies des entreprises de taille intermédiaire à partir du 1er septembre 2026, puis des petites entreprises et micro entrepreneurs dès septembre 2027. En revanche, l'obligation de recevoir des factures électroniques s'appliquera à l'ensemble des entreprises dès le 1er septembre 2026.
Les obligations des éditeurs de logiciels de caisse
Les logiciels de caisse devront être capables de générer des factures électroniques conformes aux exigences légales et aux formats spécifiques (facture au format XML, par exemple).
Les logiciels devront assurer l’intégrité des factures et garantir leur archivage sécurisé pendant 10 ans.
Dans certains cas, les éditeurs devront permettre une transmission directe des factures aux plateformes de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) via des systèmes de Peppol ou autres plateformes désignées.
Les éditeurs devront s’assurer que leurs produits sont mis à jour en fonction des évolutions des normes et des réglementations relatives à la facturation électronique.
Les avantages des factures électroniques
Réduction des coûts administratifs
Pas de papier, moins de frais d'impression et d'envoi, réduction des erreurs humaines, traitement automatisé des données.
Efficacité accrue
Automatisation du processus de facturation, traitement plus rapide des paiements, meilleure gestion des relances.
Conformité simplifiée
Grâce à l'automatisation, les entreprises s'assurent que leurs factures respectent les exigences légales sans intervention manuelle.
Sécurisation des données
Archivage électronique qui garantit l'intégrité des documents et leur accessibilité à tout moment.
Meilleure traçabilité
Suivi en temps réel des factures envoyées, reçues et archivées, ce qui facilite les audits internes et externes.
Réduction de la fraude fiscale
Contrôle renforcé par l’administration fiscale et réduction des risques de falsification de factures.
Le rôle des entreprises dans la transition vers la facturation électronique
Il est crucial que les entreprises se renseignent sur les exigences légales relatives à la facturation électronique. En France, depuis 2024, toutes les entreprises doivent se conformer aux normes fiscales (format XML, transmission via des plateformes comme Chorus Pro). Comprendre ces obligations est la première étape pour éviter des erreurs et garantir la conformité.
Les outils informatiques (logiciels de comptabilité, ERP) doivent être adaptés pour générer, transmettre et archiver les factures électroniques dans les formats légaux. Si vos outils actuels ne sont pas compatibles, il faudra les mettre à jour ou investir dans de nouveaux logiciels pour intégrer la facturation électronique.
Les équipes concernées (comptabilité, administration, IT) doivent être formées pour comprendre et utiliser les nouveaux outils et processus liés à la facturation électronique. Une formation adéquate permet d’assurer une transition fluide et d’éviter des erreurs liées à l’utilisation des nouveaux systèmes.
Il est essentiel de vérifier régulièrement que les factures électroniques respectent les exigences fiscales (format, mentions légales, sécurité des données). Des contrôles internes et des audits externes permettent d'assurer la conformité continue et de prévenir les risques lors de contrôles fiscaux.
Les PDP (Plateformes Dématérialisées Partenaires) agissent comme des intermédiaires entre les entreprises et le système fiscal, garantissant l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures transmises. En sélectionnant la plateforme qui répond le mieux à vos besoins (en termes de fonctionnalités, sécurité, support et intégration avec votre logiciel de caisse), vous vous assurez non seulement du respect des obligations légales, mais aussi de l'efficacité et de la simplicité de vos opérations quotidiennes. Ainsi, il est essentiel de prendre le temps de comparer les options disponibles pour faire un choix éclairé, adapté à la taille de votre entreprise et à vos spécificités sectorielles.
Bien choisir sa PDP
Dans le cadre de la mise en place de la facturation électronique obligatoire, les entreprises doivent désormais transmettre leurs factures via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), choisie parmi celles agréées par l’administration fiscale. Ce choix est déterminant, car il influence à la fois la conformité aux exigences légales et la fluidité de vos processus de facturation.
Qu'est ce qu'une PDP ?
Contexte
Le gouvernement français a décidé d’abandonner le développement du Portail Public de Facturation (PPF), qui était initialement prévu pour centraliser la dématérialisation des factures et offrir un service gratuit aux entreprises.
Cette décision résulte de la solidité du réseau des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui compte déjà plus de 70 plateformes immatriculées. Bien que le PPF ne remplira plus ce rôle central, ses missions de centralisation des données pour l’administration fiscale et de gestion de l’annuaire des factures électroniques seront assurées autrement.
Cette réorientation vise à simplifier et moderniser le système, tout en clarifiant le marché des solutions disponibles. L’interopérabilité des PDP, notamment via le modèle PEPPOL, et un contrôle accru par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) deviendront des priorités.
Quel est le rôle d'une PDP ?
Les PDP (Plateformes Dématérialisées Partenaires) garantissent l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures transmises. Elles facilitent à la fois l’envoi et la réception des factures (e-invoicing) ainsi que leur transmission à l’administration fiscale (e-reporting). Elles offrent également des services complémentaires tels que la gestion de la facturation, l'archivage des documents et la vérification de la conformité des factures.
En choisissant la PDP qui correspond le mieux à vos besoins — en termes de fonctionnalités, de sécurité, de support et d’intégration avec votre logiciel de gestion — vous assurez non seulement le respect des obligations légales, mais aussi l’efficacité et la simplicité de vos opérations quotidiennes. Il est donc essentiel de comparer les options disponibles pour faire un choix éclairé, adapté à la taille de votre entreprise et à ses spécificités sectorielles.
Comment choisir une PDP ?
Les critères de choix d'une PDP
Les PDP doivent être compatibles avec Chorus Pro, la plateforme officielle de l'État pour la réception des factures électroniques. Elles doivent donc être capables de transmettre les factures dans les formats requis par Chorus Pro.
La PDP doit garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures. Elle doit également offrir des services tels que la validation et l’archivage sécurisé des documents.
Bien qu’il soit possible d’utiliser plusieurs PDP, il est essentiel de gérer correctement les flux de facturation pour éviter la complexité dans le suivi, la traçabilité et la gestion des données. Certaines entreprises préfèrent limiter le nombre de PDP utilisées pour simplifier ces processus.
Le choix d'une ou plusieurs PDP dépend des besoins spécifiques de l’entreprise, notamment des fonctionnalités avancées proposées (gestion de la facturation, intégration ERP, support client personnalisé, etc.).
Peut-on choisir plusieurs PDP pour son entreprise ?
Oui, il est possible de choisir plusieurs PDP pour gérer les factures électroniques, sous réserve qu'elles respectent les exigences légales définies par l’administration fiscale. De plus, vous pouvez opter pour des plateformes distinctes pour le e-invoicing et le e-reporting.
Comment fonctionne une facture électronique ?
Le cycle de vie d'une facture électronique
Il sera possible de suivre l’avancement du traitement des factures électroniques, depuis le dépôt jusqu’à leur statut final. Le cycle de vie d’une facture comprend quatre étapes :
1. Préparation et envoi de la facture
2. Réception de la facture
3. Validation ou refus
4. Paiement
Les différents états d'une facture électronique
-Déposée: la facture est déposée par le fournisseur sur sa PDP
-Emise par la plateforme: la facture est prise en charge par la PDP du fournisseur
-Reçue par la plateforme: la PDP de votre acheteur a reçu la facture
-Mise à disposition: la PDP de votre acheteur lui a mis à disposition votre facture
-Rejetée: la facture est rejetée par la plateforme de votre acheteur (pour des raisons techniques)
-Prise en charge: votre acheteur accepte la réception de la facture
-Approuvée: la facture est intégralement acceptée par votre acheteur
-Approuvée partiellement: si la facture n'est approuvée que partiellement, un avoir ou une facture rectificative peuvent être réalisés
-En litige: un désaccord survient entre vous et votre acheteur quant au contenu de la facture
-Suspendue: des pièces justificatives ou une précision sont manquants, empêchant votre acheteur de valider la facture
-Complétée: après suspension de la facture, il vous est possible de compléter celle-ci avec les informations manquantes
-Paiement transmis: votre acheteur a effectué le paiement, qui est en route vers votre compte
-Encaissée: vous avez reçu le paiement le paiement de la facture
-Refusée: la facture est refusée par votre acheteur
Que propose Crisalid au niveau de son logiciel ?
En tant qu’éditeur de logiciels de caisse, Crisalid proposera par défaut la PDP eFacture de Cecurity (utilisée par Isagri). Il s'agit de l'une des plateformes immatriculées auprès de l'État (l’immatriculation sera confirmée après le dépôt du dossier auprès de l’administration fiscale, et la liste définitive sera rendue publique fin 2025).
En conclusion …
La facturation électronique, bien qu’essentielle pour se conformer aux exigences légales, doit être bien comprise et anticipée pour garantir une transition réussie. C’est aussi une véritable opportunité pour les entreprises d'améliorer leur efficacité, leur sécurité et de réduire leurs coûts opérationnels.
En tant qu’éditeur de logiciels de caisse, nous sommes prêts à vous accompagner dans cette transition avec des solutions parfaitement adaptées aux nouvelles normes.
N’hésitez pas à contacter nos équipes pour plus d’informations sur la mise en conformité de votre logiciel de caisse.
Pour aller plus loin...
Voir ce que dit la Loi sur la facturation électronique
En savoir plus sur la facturation électronique
Suivre l'actualité autour de la facturation électronique avec Cyrille Sautereau,
le Président de la Commission de normalisation de la facture électronique