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Le fichier articles

4 Jan 2019 | Actualite, Découverte

Pour mieux comprendre…

Le fichier articles: la base de la programmation!

Pour l’ensemble des intervenants « techniques » qui préparent une installation client, la mise en place du fichier articles dans le système de caisse Crisalid® Encaissement est la première étape indispensable à la programmation personnalisée de la caisse.

La méthode manuelle

Plus fastidieuse, elle suppose de créer au préalable les groupes, les familles et enfin les articles un à un dans les familles.

La méthode simplifiée par import de fichier

Nous vous conseillons de l’utiliser quand c’est possible. Elle vous fera gagner du temps puisque le fichier créera automatiquement l’ensemble de ces informations.

Les prérequis à l’import de fichiers

L’import de fichier fonctionne très bien si vous suivez les étapes suivantes:

Dans le système de caisse

► Avant d’importer un fichier il faut vérifier que les taux de TVA présents dans le fichier sont créés dans la configuration du logiciel.

► Si vous utilisez différents niveaux de tarifs, ils doivent aussi être créés au préalable dans le logiciel.

Dans le fichier

► Il est obligatoire d’utiliser le fichier d’import fourni par les services Crisalid® et de conserver tous les champs (colonnes), même vides: ils sont pris en compte lors de l’importation. Le fichier de base compte 27 colonnes avec deux niveaux de tarifs ( prix 1 et prix 2 ).

Pour avoir plus de niveaux de tarifs, il suffit d’en ajouter en respectant la procédure à double colonne (exemple: PRIX_3 et TVA_3… et ainsi de suite).

► Les libellés des groupes, des familles, des articles des fournisseurs doivent être saisis en majuscules.

Les sept premières colonnes ne peuvent pas être vides:
CODE_ARTICLE= Code PLU
CODE_GROUPE= N° du groupe
LIB_GROUPE= Nom du groupe
CODE_FAMILLE= N° de la famille
LIB_FAMILLE= Nom de la famille
LIB_ARTICLE= Nom des articles
TYPE= Type de l’article dans la fiche article du logiciel (unité, pièce, kilo, libre…)

Saisir les couples PRIX et TVA est obligatoire. Attention: les décimales doivent être séparées par un point et non une virgule. Ceci vaut pour toutes les décimales du fichier.

► Il est également nécessaire de remplir la colonne CONDITIONNEMENT par une suite de numéros consécutifs afin d’identifier chaque article et d’éviter que le logiciel n’assimile deux articles successifs au même prix comme doublon.

ATTENTION: Proscrire tout caractère spécial comme les guillemets, apostrophes, accents, tirets… Cela provoquerait une erreur lors de l’import.

► Le fichier enregistré doit être au format  » .csv  » avec séparateur de champs  » ;  » et séparateur de texte  » «  « . Le nom de fichier doit commencer par « articles ».

► Il faut ensuite enregistrer le fichier dans le dossier import de l’application d’encaissement. Au lancement, le logiciel vous avertira qu’un fichier d’import est disponible et il ne restera plus qu’à utiliser le module d’import.

► Une fois l’import terminé, utilisez la touche d’activation des tarifs pour les faire apparaître.

En respectant ces quelques règles, les imports de fichiers se passeront bien et vous feront gagner du temps sur la programmation de votre logiciel Crisalid®. À vos claviers et bon import à tous!

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